sikap sekretaris menangani telepon di dalam kantor

seorang sekretaris juga harus memiliki sifat-sifat dan kemampuan menangani telepon dengan baik, karena ialah yang menjawab telepon untuk atasannya dan wajib memberi kesan yang baik.
pada waktu menangani telepon, seorang sekretaris tidak dapat melihat orang yang berbicara dengannya, demikian pula sebaliknya. Jadi ia tidak dapat mempengaruhi dengan penampilan yang rapi, dan gerakan badan untuk menunjukkan bahwa ia sedang bercanda dan tersenyum untuk memperlihatkan betapa ia senang berbicara dengan si penelepon. memperlihatkan sikap, suara, dan kata-kata.

cara menangani telepon masuk :
1. sekretaris harus segera menjawab dan jangan membiarkan telepon berdering lebih dari 5 kali. ia sendiri pasti tidak sukika jika diperlakukan demikian. jawaban yang baik.
2. mengangkat telepon dengan tangan kiri
3. tangan kanan mengambil alat tulis dan block note
4. hindari menjawab dengan kata hallo karena akan membuang waktu dan tidak memberi informasi, disarankan langsung memberi salam perusahaan contoh : selamat pagi gramedia pustaka, ada yang bisa kami bantu
5. sekretaris harus mencatat hal-hal penting yang berhubungan dengan kebutuhan yang menelepon
6. apabila perlu sekretaris bisa meminta mengeja kata-kata asing,mencatat nomor penting, dan hal penting lain yang dibutuhkan
7. sekretaris harus selalu berusaha selalu bersikap ramah saat berbicara di telepon
8. dalam mentransfer telepon sekretaris harus benar-benar mengetahui siapa yang dapat menangani masalah penelepon
9. jika menstransfer telepon usahakan nomor yang dituju harus sudah tepat, apabila orang dituju dalam telepon tidak dapat ditemui maka berikan solusi untuk menelpon kembali
10. tutup telepon dengan benar setelah penelepon menutup teleponnya
demikian semoga bermanfaat :D